← Back to 博客

房地产文件处理面临的挑战以及如何改进

部署有效的文档处理有助于房地产公司优化成本和时间,并更好地与客户互动,从而为他们带来竞争性的业务优势。

传统的文档管理占用了总操作时间的20%。

由于交易的复杂性和手续性,房地产文件处理是高度程序密集型的。传统的房地产文件管理方法使公司付出了宝贵的时间和金钱。

结构化的文档处理机制, 简化的工作流程 以技术为驱动力的流程为房地产公司带来了竞争优势,使其具有更高的运营效率,并且可以更好地与客户互动。

房地产文件处理的主要挑战是什么?

没有房地产经纪人喜欢文档处理,但是所有人都必须这样做。在任何房地产公司中,管理文书工作都要花费20%的时间,以确保每个细节都得到考虑和追溯。与数字文档不同,管理物理文档面临很多挑战。

房地产文件处理的障碍

简化文档处理,以更好地控制您的房地产运营。

外包给我们 →

如何增强您的房地产文件处理能力?

毫无疑问,提高效率来处理财产文件的方式至关重要。它直接影响您的利润的底线也已广为接受。现在,让我们了解如何实现这一目标。

我们将从多年的咨询和与客户合作经验中汲取经验,以帮助提高他们的运营效率。我们还将借鉴其他主要房地产公司的经验,这些公司通过改善文档处理效率从根本上改变了业务。

提高房地产文件处理效率的5个步骤:

1.评估现状

评估现状

您需要采取的第一步是了解并记录您当前的所有权和契约管理流程。找出有效的方法和无效的方法。对所有时间,过时,重复和资源密集型过程,高成本中心,错误区域和过程瓶颈进行路标。

在Hitech BPO,我们的“原样”文档将处理您当前的工作流程,方法和需要插入的危险标记。我们的顾问与实际参与流程的多个利益相关者进行交谈,以获取真实的照片。

2.设定目标。识别关键绩效指标

设定目标。识别关键绩效指标

现在您已经掌握了自己的位置,现在就将目光聚焦在您想去的地方。设定目标。跟踪和衡量性能对于了解您是否朝着正确的方向发展很重要。确定您要监视的关键KPI。

我们的 文件处理顾问 与您的房地产公司合作,确定对您的运营成功至关重要的KPI。它们可能是财产所有者名称错误的百分比,输入的抵押文件的迭代次数或每小时处理的房地产销售契据的数量。

3.制定实施计划

制定实施计划

确定了KPI后,就该绘制成功路线图以实现目标了。了解您的优势。需要解决哪些方面来帮助您实现目标?

优化流程的一些步骤可能包括降低成本,精简流程,重组资产文档工作流程,提高生产率或增强运营敏捷性。

作为优化房地产客户流程的重要一步,我们围绕着随机工作流程进行了工作,并过渡到了结构化的工作流程。加快并简化了销售契约和业权契约,购买协议,业权证明书,贷款和抵押文件等的处理。

优化流程

4.尽可能自动化

尽可能自动化

60%的职业具有至少30%的活动可以自动化。 –麦肯锡

现在,您需要确定自动化机会。自动化是您提高效率和雇用员工的成功之道。

文档处理工作流程中的哪些任务是重复的?您的运营团队是否花费数小时来整理和分类大量数据?手动验证过程是否会引入太多错误?

确定要自动化的活动。可以带来更好结果的自动化水平是多少?没有引入自动化的“一刀切”战略。

例如,安装一个简单的宏可以成倍地提高特定项目的生产率。 RPA可以通过统一流程从根本上改造具有一系列重复流程的项目。基于规则的路由选项改善了委派,升级和批准过程。

专有算法从句子,段落或整个非结构化房地产文档中读取并提取数据。可以通过部署机器学习算法或AI支持的工作流来简化复杂财产文档的处理,例如完成披露,房屋检查报告,修订或附加条款。

5.衡量,跟踪,改进

衡量,跟踪,改进

您已经全面改革了目前的主要里程碑,并精简敏捷。但是提高效率是一个持续的过程。

您不仅需要监控KPI并确保您保持进度,还需要不断改进。同样重要的是,建立有效的机制来收集有关当前和未来绩效的反馈。

高科技BPO一直在提供 全面的文件处理解决方案 在全球范围内从事房地产业务超过二十年。我们的定制服务(手动,自动或混合)旨在帮助企业实现最大收益。我们的解决方案还可以实现财产记录的数字化,从而为客户提供灵活性和广泛的分析能力。

领先的房地产公司如何提高文件处理效率

从手动到电子过程的过渡有助于房地产公司提供更快,更好的服务。

一家房地产公司在99个商业园区中经营着约2810万平方英尺的商业空间,从而实现了其复杂而繁琐的流程自动化。它还实现了强大的文档工作流程和电子签名工具。

结果是:

  • 减少合法签署文件的租赁和工作合同的处理时间
  • 准时向客户交付租赁协议
  • 可追溯和可审核的过程

自动化文档处理有助于房屋协会大大节省成本。

英格兰的一个住房协会管理着7,000处房产,努力处理30,000份发票,18,000份新申请表,1,000份住房福利书和法院文件。

自动化文档处理导致:

  • 验证时间从3-4小时减少到1小时
  • 由于消除了人工,仓储,有形资产等而降低了成本
  • 通过消除人为依赖的流程来减少错​​误

标准化的工作流程和数据结构帮助房地产研究公司增加了流通量。

高科技BPO的文档处理团队为英国的一家房地产研究公司开发了结构化的工作流程,以在24个月内处理1000万条记录。

  • 无缝的工作流程帮助从多个方面以最大的准确性从手写的契约,抵押,转让,发行,信用证件和公共通​​知中提取了大量数据。
  • 外包运营带来的时区收益提高了效率。
  • 客户房地产报纸和月刊的发行量有所增加。
阅读案例研究→

房地产文件管理数字化的4大好处

1.增强的用户体验

基于技术的房地产解决方案为用户提供了更好的搜索,更多的信息可访问性,有效的文档检索以及更高的安全性。整个过程轻松而快速。

2.高安全性

技术驱动的财产解决方案的强大身份验证和安全机制可确保数据和文档的机密性。数字化可防止数据损坏,未经授权的访问,数据泄露和网络攻击。

3,稳健的备份与灾难恢复

数字化不易遭受火灾或阻尼之类的灾难的影响,并且可以对记录进行存档。电子系统被设计为具有备份过程,并且具有防止任何可能的信息丢失的可靠机制。

4,改善合规性

更多数据意味着对遵守数据规范的需求增加。通过电子文档处理,可以确保数据准确性,并且从一开始就简化了流程。正确的数据使对帐,信息检查等审核前任务变得容易。

结论

通常,随着房地产公司试图探索增长机会,构建高效的前端仍然是他们的重点。但是,为了获得实际的财务利益,他们应该将文档处理的技术改造放在首位,这是后端的最重要组成部分。

通过技术引进见证转变的不仅仅是一个单一的过程。而是通过重新设计整个房地产价值链 基于技术的文档处理。房地产公司应专注于通过实施这些解决方案成功地获得长期利益,这有可能使他们在战略上定位自己。

  • 2
    分享
奇拉格·希瓦克(Chirag Shivalker)
关于作者:

 引领数字内容 高科技业务流程外包,一家印度公司,以其领导力和执行创新数据管理方法的能力而闻名。高科技为企业数据管理的各个方面提供数据解决方案;从数据收集到处理,报告环境和集成分析解决方案。